Regulamin

I. Informacje ogólne i warunki uczestnictwa

1. Organizatorem GFNY Gdynia jest agencja marketingu sportowego SE Group sp. z o.o., ul. Zimowa 31a/28, 05-515 Nowa Iwiczna.

2. GFNY Gdynia odbędzie się 27.05.2018 r. Zawody zostaną rozegrane na dwóch dystansach:

  • Gran Fondo – 136 km;

  • Medio Fondo – 80 km.

3. Limit czasu dla obydwu dystansów wynosi 8 godzin.

4. W GFNY Gdynia może wziąć udział osoba, która najpóźniej w dniu zawodów ukończy 18 lat.

5. Warunkiem dopuszczenia zawodnika do udziału w zawodach jest:

  •  wypełnienie formularza rejestracyjnego i uregulowanie opłaty startowej;
  • odebranie pakietu startowego wyznaczonym przez Organizatora miejscu i terminie;
  • własnoręczne podpisanie Oświadczenia, które będzie dostępne w Biurze zawodów oraz przedstawienie dokumentu tożsamości, w celu weryfikacji danych podanych w formularzu zgłoszeniowym;
  • spełnienie wymogów określonych w regulaminie zawodów. 

6. Zawodnicy biorą udział w zawodach na własną odpowiedzialność. Przekazanie Organizatorowi prawidłowo wypełnionego formularza zgłoszeniowego oraz dokonanie opłaty startowej oznacza, że uczestnik rozważył i ocenił charakter, zakres i stopień ryzyka wiążącego się z uczestnictwem w zawodach, w tym zagrożenie wypadkami, możliwość odniesienia obrażeń ciała oraz urazów fizycznych (w tym śmierci), a także szkód o charakterze majątkowym i dobrowolnie zdecydował się podjąć to ryzyko. 

7. Dozwolone rowery:

  • Gran Fondo – tylko rowery szosowe;

  • Medio Fondo – wszystkie sprawne technicznie rowery, z wyłączeniem rowerów czasowych, triathlonowych, tandemów, rowerów poziomych, bicykli i monocykli.

UWAGA! Rowery triathlonowe, czasowe i rowery z lemondką są niedozwolone na obydwu dystansach!

8. Każdy z uczestników zobowiązany jest do:

  • noszenia zapiętego kasku przez cały czas trwania zawodów;
  • startu w oficjalnej koszulce zawodów;
  • przyczepienia numerów startowych we wskazanych przez Organizatora miejscach;
  • noszenia opaski na rękę od momentu odebrania pakietu do zakończenia zawodów (w tym odebrania roweru i rzeczy z depozytu – w przypadku korzystania z tej usługi);
  • posiadania dętki zamiennej oraz pompki lub nabojów CO2.

9. Ze względów bezpieczeństwa, używanie słuchawek w trakcie jazdy jest zakazane.

10.Start i meta zlokalizowane będą na Skwerze Kościuszki w Gdyni.

11. Start wyścigu dla obydwu dystansów odbędzie się o godz. 8:00.

12. Organizacja strefy startowej: start podzielony na strefy czasowe, oddzielne dla obydwu dystansów. Wyboru strefy uczestnik dokonuje w dniu zawodów. W przypadku Medio Fondo, rowery inne niż szosowe startują z ostatniej strefy.

13. Strefy startowe będą otwarte od 6:30 do 7:45.

14. W uzasadnionych okolicznościach, Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy uczestnictwa w zawodach.

15. Zawodnicy są zobowiązani do przestrzegania zasad i instrukcji wydawanych przez Organizatorów oraz służby porządkowe.

16. Sędziowie mają prawo do dyskwalifikacji zawodnika niestosującego się do zasad zawartych w Regulaminie.

17. W trakcie zawodów niedozwolone jest :​

  • ​lekceważące, agresywne, obraźliwe zachowanie i posługiwanie się obelżywym językiem wobec organizatora, sędziów, obsługi zawodów, wolontariuszy, kibiców oraz innych zawodników
  • popychanie lub fizyczne wspomaganie innego zawodnika;
  • korzystanie z zewnętrznej pomocy;
  • stwarzanie niebezpiecznych sytuacji dla innych zawodników;
  • wyrzucanie śmieci poza wyznaczonymi miejscami;
  • załatwianie potrzeb fizjologicznych w miejscach publicznych.

18. Jeśli jeden z uczestników leży na ziemi i potrzebuję pomocy, mijający go zawodnik ma obowiązek się zatrzymać i udzielić pomocy, chyba, że są już przy nim co najmniej trzy inne osoby. Kontynuacja wyścigu jest możliwa po przybyciu pomocy medycznej lub po stwierdzeniu, że pomoc nie jest już potrzebna.

19. Decyzje obsługi medycznej, dotyczące kontynuowania zawodów, są ostateczne i niepodważalne. Transport medyczny zawodnika skutkuje jego dyskwalifikacją.

20. Koszt opłaty startowej, noclegów, dojazdów oraz własnego wyżywienia, każdy zawodnik pokrywa we własnym zakresie.

II. Zgłoszenia i opłata startowa

1. Zgłoszenia GFNY Gdynia będą przyjmowane poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie internetowej SlotMarket.pl. 
2. Zgłoszenia będą przyjmowane online do dnia 18 maja 2018 r. 
3. Limit uczestników w GFNY Gdynia wynosi 5000 osób. Organizator zastrzega sobie prawo wcześniejszego zamknięcia zapisów w przypadku wypełnienia się limitu.
4. Za zgłoszenie uważa się wypełnienie formularza zgłoszeniowego oraz uiszczenie opłaty startowej w określonej niniejszym regulaminem wysokości. Brak opłaty startowej jest równoznaczny z anulowaniem zgłoszenia. 
5. Zgłoszenia zespołów Ona + on obejmują oddzielne regulacje, dostępne tutaj.
6. Opłatę startową należy uiścić za pośrednictwem serwisu transakcyjnego Blue Media. Wszystkie dane podawane w płatnościach są wprowadzane na bezpiecznej stronie szyfrowanej.
7. Opłata startowa za udział w GFNY Gdynia, w zależności od kolejności/terminu/wybranego pakietu wynosi:

 

Medio Fondo

Gran Fondo

VIP Entry  Special Front Start 

500 pakietów lub do 10.12.2017

60 EUR

500 EUR

- pakiet startowy

- 2 noclegi 

- masaż po zawodach 

- finisher foto

- wejście do VIP Room

- start z pierwszej strefy

- grawerowanie medalu

200 EUR

Opłata w całości przekazywana na rzecz Fundacji Miasta Sportu

750 pakietów lub do 31.12.2017

75 EUR

1000 pakietów lub do 31.01.2018

90 EUR

750 pakietów lub do 28.02.2018

100 EUR

500 pakietów lub do 31.03.2018

115 EUR

500 pakietów lub do 30.04.2018

125 EUR

500 pakietów lub do 18.05.2018

150 EUR

w Biurze zawodów

200 EUR

 

8. Opłatę startową należy uregulować podczas rejestracji, w przeciwnym razie zgłoszenie zostanie anulowane.  
9. Opłata startowa pobierana jest w walucie polskiej, przeliczanej po sztywnym kursie 4,50 zł. W przypadku znaczącego wzrostu kursu Euro, organizator zastrzega sobie prawo podwyższenia przelicznika.  
10. Nie ma możliwości przeniesienia raz wniesionej opłaty na innego uczestnika lub na inny rok. 
11. Rezygnację z zawodów należy zgłaszać pisemnie na adres: info@gfnypolska.com .Wysokość zwrotu opłaty startowej uzależniona jest od terminu zgłoszenia rezygnacji:

  • do 4 miesięcy przed zawodami (tj. do 27 stycznia 2018 r.) zwracamy: 50% opłaty startowej;
  • na 45 dni przed zawodami (tj. do 12 kwietnia 2018 r.) zwracamy: 25% opłaty startowej;
  • na mniej niż 45 dni przed zawodami (tj. po 12 kwietnia 2018 r.) opłata startowa nie jest zwracana.

Uwaga! W przypadku rezygnacji, opłata za wykupione usługi dodatkowe (nie dotyczy ubezpieczenia, usługi hotelowej), zwracana jest w 100% do 45 dni przed terminem zawodów. Na mniej niż 45 dni do zawodów, opłata nie jest zwracana.
12. Prośby o wystawienie Faktur VAT należy kierować na adres e-mail: faktury@sportevolution.pl.

III. Pakiet startowy

1. W ramach opłaty startowej każdy uczestnik GFNY Gdynia otrzymuje:

  • ubezpieczenie NNW na kwotę 10.000 zł,
  • numery startowe,
  • koszulkę kolarską,
  • napoje (woda, izotonik) i owoce na punktach odżywczych,
  • medal na mecie,kupon na pasta party (26.05.2018 r.),
  • folder informacyjny GFNY Gdynia.

2. Podstawą odbioru pakietu startowego jest podpisanie Oświadczenia oraz weryfikacja danych na podstawie dokumentu tożsamości.
3. Uczestnicy zobligowani są do samodzielnego odebrania pakietu.
4. Biuro zawodów będzie się mieścić na Skwerze Kościuszki w Gdyni. Biuro będzie czynne
26.05.2018 r., godz. 12.00-20.00.
UWAGA: W dniu 27.05.2018 r. Biuro zawodów będzie nieczynne.
5. Pakiety, które nie zostaną odebrane w godzinach pracy Biura zawodów, nie będą wydawane, ani rozsyłane w późniejszym terminie.
6. Pasta party odbędzie się 26.05.2018 r. w godzinach 16:00-20:00. Podstawą do otrzymania posiłku jest kupon zawarty w pakiecie startowym.

IV. Klasyfikacje

1. Wszyscy zawodnicy, którzy ukończą GFNY Gdynia, otrzymają na mecie pamiątkowe medale.

2. GRAN FONDO (136 km)

Zawodnicy będą klasyfikowani w następujących kategoriach:

  • Open K/M

  • 18 – 39 K/M

  • 40-44 K/M

  • 45-49 K/M

  • 50-54 K/M

  • 55-59 K/M

  • 60-64 K/M

  • 65+ K

  • 65- 69 M

  • 70-74 M

  • 75+ M

O przynależności do kategorii wiekowej decyduje rok urodzenia.

  • Drużynowa

Klasyfikacja drużynowa tworzona jest na podstawie nazwy klubu wpisanego w formularzu zgłoszeniowym. Pod uwagę będzie brany czas pięciu najlepszych osób z każdej drużyny, w tym jednej kobiety.

  • Ona + on - poniżej 90 lat*
  • Ona + on - 90 lat i więcej*

*Suma wieku (liczona na podstawie roku urodzenia) członków zespołu.

Klasyfikacja Ona + on tworzona jest na podstawie czasów uzyskanych przez dwuosobowe drużyny (kobieta + mężczyzna). Pod uwagę będą brane tylko te zespoły, których członkowie dotrą na każdy z punktów pomiarowych w odstępie maksymalnie 30 sekund. Z uwagi na możliwość udzielania sobie pomocy na trasie, uczestnicy klasyfikacji „Ona + On” nie będą uprawnieni do otrzymania indywidualnych nagród dla grup wiekowych.

3. Dekoracje uczestników dystansu Gran Fondo odbędą się o godz. 15:00.

4. MEDIO FONDO (80 km)

Wyniki uczestników Medio Fondo zostaną przedstawione w kolejności alfabetycznej. Dekoracje Medio Fondo nie są przewidziane.

V. Postępowanie reklamacyjne

1. Reklamacje, dotyczące spraw związanych z GFNY Gdynia, należy składać na piśmie wraz z uzasadnieniem na adres: SE Group Sp. z o.o., ul. Czapli 31a, 02-781 Warszawa, z dopiskiem " GFNY Gdynia - Reklamacja" lub drogą elektroniczną na: info@gfnypolska.com, w terminie 7 dni od daty przeprowadzenia imprezy. W przypadku listu poleconego (decyduje data stempla pocztowego).
2. Reklamacje przesłane po upływie terminu określonego w ustępie 1 niniejszego paragrafu nie będą rozpatrywane.
3. Reklamacje dotyczące  GFNY Gdynia Organizator rozpatrywać będzie w terminie 30 dni od dnia ich otrzymania.
4. Decyzja Organizatora w sprawie reklamacji dotyczących  GFNY Gdynia będzie ostateczna.

VI. Ochrona danych osobowych

1. Zgodnie z art. 24 ust. 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922) informujemy, iż Administratorem danych osobowych uczestników GFNY Gdynia jest SE Group sp. z o.o., ul. Zimowa 31a/28, 05-515 Nowa Iwiczna oraz Gran Fondo New York Inc., 1 Columbus Place, New York, NY 10019.
2. Dane osobowe uczestników GFNY Gdynia przetwarzane będą w celach organizacji i przeprowadzenia zawodów, wyłonienia zwycięzcy i przyznania, wydania, odbioru i rozliczenia nagrody oraz innych czynności związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą i nie będą udostępniane innym odbiorcom. 
3. Uczestnik posiada prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania. Podanie danych osobowych oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji wskazanych wyżej celów. Niepodanie danych lub brak zgody na ich przetwarzanie uniemożliwia udział w GFNY Gdynia. Informujemy, że wyrażona zgoda może zostać w każdym czasie odwołana.
4. Dane osobowe uczestników GFNY Gdynia będą wykorzystywane zgodnie z warunkami określonymi w Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922). 
5. Przetwarzanie danych uczestników, w związku z udziałem w GFNY Gdynia, obejmuje także publikację imienia i nazwiska, roku urodzenia, klubu uczestnika wraz z nazwą miejscowości, w której zamieszkuje - w każdy sposób, w jaki publikowany będzie projekt.
6. Wszystkie informacje dotyczące uczestników uzyskane przez Organizatora i zawarte w formularzu startowym zostaną zapisane w sposób elektroniczny i w każdym wypadku będą wykorzystywane zgodnie z ustawą o ochronie o danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z 2016 r., poz. 922). Organizator nie będzie ujawniał tych informacji żadnym osobom trzecim.
7. Organizator zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia z każdym z uczestników wywiadu, robienia mu zdjęć i filmowania na potrzeby reklamowe, promocyjne, wykorzystania w Internecie lub w transmisjach radiowo-telewizyjnych oraz na inne potrzeby komercyjne.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do nieodpłatnego wykorzystywania na całym świecie wszelkich zdjęć, materiałów filmowych, wywiadów i nagrań dźwiękowych przedstawiających uczestników wyścigu. Mogą one być wykorzystane przez Organizatora poprzez umieszczanie na nośnikach typu CD-Rom, DVD, w katalogach oraz mediach, na stronach internetowych, w gazetach i na wystawach, jak również na potrzeby promocyjno - reklamowe związane z działalnością prowadzoną przez Organizatora.

VII. Uwagi końcowe

1. Wszystkich uczestników GFNY Gdynia obowiązuje niniejszy regulamin.
2. Na miejsce zawodów zabrania się wnoszenia środków odurzających, nielegalnych substancji podnoszących wydajność fizyczną oraz alkoholu. Uczestnikom zabrania się zażywania takich środków i substancji zarówno przed, jak i podczas zawodów, pod groźbą wykluczenia z nich. W wypadku stwierdzenia, że uczestnik narusza powyższy zakaz, organizator zastrzega sobie możliwość niedopuszczenia go do udziału w zawodach lub wykluczenia go w trakcie
4. Organizator zapewnia doraźną opiekę medyczną na trasie i mecie zawodów.
5. Organizator zapewnia depozyt przed startem oraz depozyt rowerowy na mecie zawodów.
6. Organizator nie odpowiada za rzeczy zgubione w trakcie imprezy.
7. Organizator zastrzega sobie prawo odwołania imprezy bez podawania przyczyn. Zawody odbędą się bez względu na warunki atmosferyczne.
8. W sprawach nieobjętych regulaminem rozstrzyga Organizator.